Persondatapolitik for Flyvemedicinsk Klinik Kongenshus

Dataansvarlig

Ann Bovin er dataansvarlig for at personoplysninger håndteres i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Ann Bovin

Kongenshusvej 4

7470 Karup J

Telefon +45 28606073

Mail: info@kongenshus.com

Registrerede persondata og håndtering i relation til flyvemedicinske undersøgelser:

• Fra klienterne indhentes: CPR-nummer, navn, tidligere navn, adresse, telefonnr., mailadresse, certifikatnummer, stillingsbetegnelse, foto, oplysning om egen læge, helbredsoplysninger i henhold til den til enhver tid gældende ”Application form for a Medical Certificate” udgivet af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen.
• ”Application form for a Medical Certificate” udfyldes af klienten, oftest forud for konsultation.
• ”Application form for a Medical Certificate” kan medbringes i papirformat eller sendes elektronisk. Ved ikke-krypteret indsendelse må det vedhæftede dokument ikke indeholde identificerbare data. Ved konsultationen færdiggøres ”Application form for a Medical Certificate” og underskrives både af klienten og af flyvelægen.
• Ved ansøgning indhentes oplysninger fra FMK og E-journal, og eventuel relevant dokumentation gemmes elektronisk og vil indgå som del af journalmaterialet.
• Ved behov for yderligere materiale, f.eks. fra praktiserende speciallæger, offentlige eller private sygehuse, er det klientens ansvar at fremskaffe disse oplysninger. Såfremt videregivelsen af data til Flyvelægen ikke kan foregå via Sundhed.dk/E-journal/sikker E-mail, er det klientens ansvar, at data overleveringen foregår sikkert, evt. ved personligt fremmøde.

• Nye klienter, som allerede er i besiddelse af et Medical Certificate, kan anmodes om at fremsende en kopi af senest udstedte Medical Certificate. Såfremt dette ikke kan ske via sikker E-mail, skal alle identificerbare data (navn, CPR nummer) skjules før indsendelse.

• Ved konsultationen kontrolleres og sammenholdes data og berigtiges således, at der ikke sker forveksling/forbytning af data.

• Under konsultationen foretages en objektiv undersøgelse, og resultaterne dokumenteres i den til enhver tid gældende ”Medical Examination Report”, udgivet af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen.
• Såfremt klienten opfylder de helbredsmæssige krav for det ansøgte Medical Certificate, udstedes det til enhver tid gældende ”Medical Certificate”, udgivet af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen. Originalen medgives klienten, mens en kopi gemmes som en del af journalen.
• Såfremt klienten ikke opfylder de helbredsmæssige krav til det ansøgte Medical Certificate, udfærdiges det til en hver tid gældende ”Assessment Decision Skema”, udgivet af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen.
• Hvis indiceret, foretages supplerende undersøgelser, f.eks. spirometri, EKG eller audiometri. Undersøgelsesresultaterne gemmes elektronisk som en del af journalen.
• Efter konsultationen genereres et samlet pdf-dokument, som fremsendes krypteret, efter anvisning, til Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen via Virk.dk.
• Kun dokumenter fra igangværende konsultationer opbevares i papirformat, øvrigt makuleres.
• Dokumenter vedrørende igangværende konsultationer opbevares i aflåst arkivskab.
• Alle data og dokumenter gemmes elektronisk på computer med sikret adgangskode.
• Data slettes eller destrueres senest efter 10 år.
• Ansvarlig for sletning og makulering af data er Ann Bovin.
• Forud for konsultationen oplyses klienten på E-mail om:
• Mulighed for indsendelse af personfølsomme data på sikker E-mail.
• Fremsendte kopier via almindelig mail ikke må indeholde identificerbare data, dvs. cpr-nummer og navn skal være dækket ved indskanning.
• Ret til indsigt i arkiverede data, og til at data til enhver tid kan kræves slettet.

  
  

  Hjemmeside

  www.kongenshus.com

  
  

  Personaledata

  Flyvemedicinsk Klinik Kongenshus (CBX) følger reglerne i Lov om bogføring: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=27298

  
  

  
  

Dine rettigheder

• Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger, vi behandler om dig.
• Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig.
• Du har ret til at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, vi ikke efter lovgivning er pålagt at gemme.
• Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling af personoplysninger herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningern

Sikkerhed

• Alle som arbejder for Flyvemedicinsk Klinik Kongenshus har tavshedspligt. Tavshedspligten er lovbestemt (Forvaltningslovens § 27 og Straffelovens § 152ff.) Tavshedspligten gælder også efter ophørt ansættelse.
• Indhentning og videregivelse af nødvendige oplysninger foregår iht. gældende lovgivning omkring datasikkerhed.
• Opbevaring af og adgang til personhenførbare data
• Opbevaring af personhenførbare data sker udelukkende på en måde, som er beregnet og sikret til formålet.
• Personhenførbare data, som ikke er elektroniske, opbevares utilgængeligt for uvedkommende.
• Adgang til og brug af personhenførbare informationer i det elektroniske system er sikret via adgangskode.

Klageinstans

• Du har mulighed for at klage over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: 

www.datatilsynet.dk

Kongenshus 15.01.2023

Ann Bovin