Persondatapolitik:

Flyvemedicinsk Klinik Kongenshus

Dataansvarlig:

Ann Bovin er dataansvarlig, og sikrer personoplysninger håndteres i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Ann Bovin

Kongenshusvej 4

7470 Karup J

Telefon: +45 28606073

Mail: info@kongenshus.com

Registrerede persondata og håndtering heraf i relation til flyvemedicinsk undersøgelse:

• Fra klienterne indhentes: CPR-nummer, navn, tidligere navn, adresse, telefonnr., mailadresse, certifikatnummer, stillingsbetegnelse, foto, tilknyttet egen læge, og helbredsoplysninger i henhold til den til enhver tid gældende aktuelle "Application form for a Medical Certificate” fra Trafikstyrelsen.
• ”Application form for a Medical Certificate” udfyldes af klienten, som hovedregel forud for konsultationen.
• ”Application form for a Medical Certificate” kan medbringes indsendes elektronisk via krypteret sikker mail. Hvis ikke-krypteret indsendelse anvendes, må det vedhæftede dokument ikke indeholde nogen identificerbare data.
  Ved konsultationen færdiggøres ”Application form for a Medical Certificate” og skal underskrives både af klienten og flyvelægen.
• Ved ansøgning om helbredsgodkendelse indhentes oplysninger fra FMK og E-journal, og eventuel relevant dokumentation gemmes elektronisk og indgår i journalmaterialet.
• Ved behov for yderligere materiale, f.eks. journaler fra praktiserende speciallæger, offentlige eller private sygehuse, så er det klientens ansvar at fremskaffe disse oplysninger. Såfremt videregivelse af data til Flyvelægen ikke kan foregå med sikker E-mail, er det klientens ansvar, at overleveringen foregår sikkert, evt. ved personligt fremmøde.

• Nye klienter, som allerede er i besiddelse af et Medical Certificate, anmodes om at fremsende en kopi af senest udstedte Medical Certificate. Såfremt dette ikke kan foregå med sikker E-mail, skal alle identificerbare data (navn, CPR nummer, mv) skjules før indsendelse.

• Ved konsultationen kontrolleres og sammenholdes data og berigtiges således, at der ikke sker forveksling, og identiteten af klienten kontrolleres ved fremvisning af billed-ID.

• Under konsultationen foretages en objektiv undersøgelse, og resultater dokumenteres i den til enhver tid gældende ”Medical Examination Report”, fra Trafikstyrelsen, samt føres ind i klientens flyvemedicinske journal. 
• Såfremt klienten opfylder alle de helbredsmæssige krav for det ansøgte Medical Certificate, udstedes det til enhver tid gældende ”Medical Certificate”, udgivet af Trafikstyrelsen. Originalen medgives klienten, mens en kopi gemmes som en del af journalen.
• Såfremt klienten ikke opfylder alle de helbredsmæssige krav til det ansøgte Medical Certificate, udfærdiges det til en hver tid gældende ”Assessment Decision Form”, udgivet af Trafikstyrelsen.
• Hvis indiceret, foretages relevante supplerende undersøgelser, f.eks. spirometri, EKG, drug test eller audiometri. Undersøgelsesresultater gemmes elektronisk som del af journalen.
• Efter konsultationen genereres et samlet pdf-dokument, som sendes til Trafikstyrelsen som bilag til ”Assessment Decision Form”.
• Kun dokumenter fra igangværende konsultationer opbevares i papirformat, øvrige makuleres.
• Dokumenter vedrørende igangværende konsultationer opbevares i aflåst arkivskab.
• Alle data og dokumenter gemmes elektronisk på computer med sikret adgangskode og 2-faktorgodkendelse.
• Data slettes eller destrueres efter 10 år.
• Ansvarlig for sletning og makulering af data er flyvelæge Ann Bovin.
• Forud for konsultationen oplyses klienten om:
• -indsendelse af personfølsomme data på sikker E-mail,
• -at fremsendt materiale via almindelig e-mail ikke må indeholde identificerbare data som cpr-nummer og navn.
• -ret til indsigt i arkiverede data, og til at data til enhver tid kan kræves slettet.

  
  

  Hjemmeside:

  www.kongenshus.com

  
  

  Personaledata:

  Flyvemedicinsk Klinik Kongenshus (CBX) følger reglerne i Lov om bogføring: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=27298